На прошлой неделе в региональном отделении SEF Портимау (Алгарве) прошла презентация новой автоматизированной системы обработки процессов – Gestao Automatizada de Processos do SEF (SIGAP-SEF).

Отныне в местном SEF иммигранту не придется заполнить ни одной бумажки – представленная в феврале этого года новая система «безбумажного» документооборота, позволяющего упростить, ускорить и «разбюрократизировать» всю работу одного из главных для иммигрантов ведомств, наконец-то окончательно одобрена и начала свое шествие по стране. В скором времени эта система придет в каждое отделение.

Почему

Нынешнее правительство Португалии поставило в качестве одной из приоритетных задач усовершенствование и упрощение всей системы государственной власти и взаимоотношений власти с гражданами на основе современных достижений информационных технологий. Для этого был разработан специальный проект, который получил название SIMPLEX. Проект достаточно амбициозный, казалось, что его будет нелегко осуществить. Однако решительность Правительства привела к тому, что многие предусмотренные проектом изменения уже внедрены и стали привычными повседневной жизни. Ведь и мы с вами уже привыкли заполнять электронные декларации о доходах – а это также часть программы SIMLEX.

Иммигранты тоже не остались в стороне. Если говорить точнее, нововведения коснулись системы взаимоотношений иммигрантов с госструктурами. Давайте вспомним некоторые из этих изменений.

Интернет-портал дает возможность записаться на прием (marcação) не только тем, кто собирается продлить свой вид на жительство, но и тем, кто претендует на легализацию по новому закону (manifestação de interesse).

Нет больше необходимости получать и приносить в SEF или в Concervatória de Registos Centrais португальскую справку о несудимости (registo criminal) – эти сведения запрашиваются самими органами электронным путем, без участия иммигранта, что позволяет ему упростить процедуру сбора документов и экономят время. Тот же механизм задействован и для подтверждения сдачи экзаменов по португальскому языку.

Введение новой автоматизированной системы приема и обработки документов SEF упрощает и информатизирует (а значит и ускоряет) все процессы. Так, документы на продление Вида на жительство можно будет сдавать через автоматические пункты приема.

Автоматический пункт представляет собой комплекс, позволяющий принять и отправить в SEF в электронном виде всю информацию и документацию, которая необходима для выдачи удостоверения вида на жительство. Для этого он снабжен:

• Монитором и клавиатурой, как любой компьютер. На экране монитора появляется форма для заполнения, в которую пользователь вносит все необходимые данные.

• Специальным сенсорным экраном-датчиком, на котором с помощью электронной «ручки» пользователь ставит свою подпись.

• Сенсорными датчиками, которые позволяют снять отпечатки пальцев.

• Фотокамерой, делающей электронную фотографию пользователя.

• Сканером, который позволяет снять электронные копии со всех документов.

Во время всей процедуры «общения» с комплексом он дает инструкции по каждой отдельной операции. В конце процедуры пользователь получает свой личный код доступа, который позволяет в дальнейшем получать справки о состоянии своего процесса. Добавим, что такой способ получения дальнейшей информации знаком уже многим – он первый раз применялся по отношению к иммигрантам еще при легализации в соответствии с предыдущих законом, той, когда заявления отправлялись по почте. Тогда соответствующий инструмент был задействован на сайте ACIME, в дальнейшем такую же операцию ввели на сайте SEF.

Вся информация заносится в единую базу данных, доступ к которой возможен из любого отделения SEF. Понятно, что уровни доступа различаются.

Что это дает?

Прежде всего, полностью устранена необходимость использования бумажных носителей. Не будем говорить, что это позволит улучшить экологию, сохранив многие тысячи гектаров лесов, безжалостно вырубаемых сейчас на производство бумаги – это очевидно. Обратим внимание на более «приземленный» эффект. Каждому из нас больше не придется много раз делать и заверять копии и переводы одного и того же документа, который надо представлять в разные инстанции, а работникам SEF хранить папки с делами на многометровых стеллажах и рисковать поместить какой-либо документ не в ту папку. Соответственно, экономится и время обработки – любой документ любого процесса можно мгновенно вызвать на экран монитора.

Значительно экономится время – для контакта с SEF теперь не надо будет ни записываться на прием, ни ехать в отделение. Кроме того, появится возможность подавать документы без территориальной привязки (сейчас это можно сделать только в отделении по месту жительства).

Единая электронная база данных позволяет равномерно распределять работу между разными отделениями SEF. Сейчас документы обрабатываются тем отделением, в которой они поданы. И нередко получается, что одно из них перегружено – и тогда срок рассмотрения очень сильно затягивается, а другое недогружено. Другими словами, территориальная привязка исчезает не только при приеме документов, но и при работе с ними. Вы сможете сдать документы (повторимся, в электронном виде), например, в Фару, а обрабатывать их будут, возможно, в Порту. Это тоже будет способствовать ускорению всего процесса.

Устраняется одна из главных проблем, которая чаще всего вызывает нашу критику – разный подход к одному и тому же вопросу у разных служащих и в разных отделениях SEF. Ведь не секрет, что есть SEF «хорошие» и «плохие». Автоматический пункт приема – просто электронный термина, вся их сеть будет работать по единым правилам. И автоматизированная обработка документов также будет вестись по единой схеме, с едиными критериями анализа. После обработки документов процесс будет немедленно представлен компетентному для принятия решения сотруднику – чаще всего это региональный директор SEF. И немедленно после принятия положительного решения – в Imprença Nacional Casa de Moeda, то есть в португальский аналог нашего Госзнака, который и выпускает конечный документ – пластиковое удостоверение вида на жительство. Удостоверение будет высылаться по почте.